نمونه نامه عدم نیاز و اخراج کارمندان
اخراج کارمند در حوزه وظایف است و اصول و فرایند خاصی دارد. این اتفاق خوشایندی نیست و نه کارفرما و نه پرسنل از این اتفاق خوشحال نخواهند بود؛ اما در برخی مواقع چاره ای جز اخراج کارمند نیست. حتی در مواقعی که او عملکرد بسیار ضعیفی دارد و مدیران از او راضی نیستند این که به او بگویند که از فردا دیگر حقوقی دریافت نمی کند و جایی برای رفتن نخواهد داشت بسیار سخت است. برای کسب اطلاعات بیشتر از مشاوره حقوقی رایگان همراه ما باشید.
مشاوران و متخصصان حوزه کسب و کار می گویند که اخراج کارمند امری ضروری و ناگزیر است. به همین دلیل اگر منابع انسانی شما برای کسب و کارتان ارزشی ایجاد نمی کند و تنها پول و زمان شما را هدر می دهد باید اخراج شود، وگرنه این بی عدالتی در حق شما و سایر افراد تیم است.
در این مطلب به سوالات زیر پاسخ می دهیم:
- برای اخراج کارمند چه مراحلی باید طی شود؟
- چه نکاتی باید رعایت شوند تا نحوه اخراج پرسنل راحت تر شود؟
- آیا راهی وجود دارد که اخراج کردن ها را به حداقل برسانیم؟
- قانون اخراج کارمند به چه صورت است؟
قبل از خواندن ادامه مقاله به شما پیشنهاد می کنیم ویدئو زیر را در که در مورد بهترین روش برای اخراج کارمند است ببینید:
مراحل اصولی نحوه اخراج کارمند
درست است که اخراج کردن سخت است، اما یک مدیر باید همیشه کاری را انجام دهد که به نفع شرکت باشد. دادن خبر بد هیچگاه آسان نیست، بااین‌حال در ادامه مراحل نحوه اجرای حکم اخراج پرسنل و مدیریت این فرایند را ذکر می کنیم:
- برای اخراج پرسنل طفره نروید و سریع صحبت کنید.
اخراج کردن کسی که سال‌ها است با او کار می‌کنید، به‌خصوص اگر او را خوب بشناسید و مورد احترام شما باشد، دلهره‌آور است. اما شما نباید اجازه دهید که احساسات شخصی‌تان اخراج کردن را به تأخیر بیندازد. زمانی که کارمندی بیشتر باعث ایجاد مشکل می‌شود تا اینکه بخواهد مشکلی را حل کند، باید اخراج شود.
تجربه ثابت کرده است که مدیران به‌ندرت از سریع اخراج کردن منابع انسانی خود پشیمان می‌شوند، اما از به تأخیر انداختن آن همیشه پشیمان می‌شوند. اگر همچنان شجاعت کافی برای اخراج نداشتید، به بقیه افراد تیم خود فکر کنید. چراکه آن‌ها هستند که مجبورند کاستی‌های ناشی از عملکرد نادرست آن فرد را جبران کنند و احتمالاً ساعت‌های بیشتری را کار کنند.
- بخش های مرتبط را در جریان اخراج قرار دهید.
قبل از اینکه بخواهید راجع به اخراج با او صحبت کنید، برنامه‌ی مربوط به اخراج منابع انسانی‌تان را دوباره چک کنید. منظور این نیست که از آن‌ها اجازه بگیرید، چراکه شما رئیس هستید و تصمیم می‌گیرید، اما این کار را انجام دهید تا مطمئن شوید که هیچ دلیلی برای اخراج نکردن آن نیروی کار باقی نمانده است.
نحوه صحیح اخراج کارمند این است که یکی از افراد بخش منابع انسانی قادر است به‌عنوان نماینده در جلسه اخراج حضور داشته باشد، چراکه حضور یک شخص ثالث در جلسه عملی قانونی است و احساس راحتی بیشتری می‌دهد. بخش منابع انسانی می‌تواند تصویر کامل‌تری از شرایطش ارائه دهد. مثلاً ممکن است آن‌ها بدانند که همسر او قرار است از دوشنبه درمان سرطانش را آغاز کند و بنابراین اخراج کردن او در روز سه‌شنبه می‌تواند به‌صورت یک عمل غیرانسانی دیده شود.
- فرآیند اخراج کارمند را زود تمام کنید.
جملاتی که در جلسه اخراج به کار می‌برید باید ساده باشند. با تردید حرف نزنید. سریع سر اصل مطلب بروید. بهتر است این‌گونه شروع کنید: “خبر بدی برایت دارم، متاسفانه امروز آخرین روز کاری تو در اینجاست.” سپس علت اخراج او را در یک جمله ساده بیان کنید. مثلاً بگویید: ” من تو را اخراج می‌کنم چون به هدف فروشت نرسیدی.” یا “تو نتوانستی خودت را با فرهنگ این شرکت وفق دهی.”
بسیار مهم است که از افعال با زمان گذشته استفاده کنید، چرا که باعث می‌شود فرد شروع به دلیل آوردن نکند و شانس دومی از شما نخواهد. اگر کارمند شروع به استدلال کرد یا خواست با شما بحث کند و دعوا راه بیندازد سعی کنید به هیچ وجه پاسخ او را ندهید و واکنشی نشان ندهید. بهتر است به او بگویید:”متأسفم که شرایط اینطور ایجاب کرد که تو اخراج شوی”، نه اینکه او را به خاطر عملکرد ضعیفش تحقیر کنید و سرکوفت بزنید.
- پس از اخراج کردن، اتاق را ترک نکنید.
با اینکه خیلی از کارشناسان معتقدند که باید بعد از اعلام کردن اخراج به کارمند، سریع اتاق را ترک کنید، اما برخی مخالف این کار هستند و معتقدند رهبر باید دلسوز باشد و می‌گویند:” شما همین الآن عامل یک موضوع وحشتناک در زندگی شخصی آن فرد شده‌اید. فرار نکنید و منابع انسانی خود را مجبور نکنید که به او دلداری بدهند.”
دوره آموزشی مدیریت منابع انسانی
جامع، عملی و مخصوص مدیران کسب و کارها
بهترین روش برای اخراج کارمند این است که شما باید آماده باشید تا در صورت نیاز صحبت کنید و به سؤالات فرد پاسخ دهید. قبل از جلسه، شما باید برخی مسائل از قبیل جزئیات قرارداد آن کارمند واقف شوید و بدانید که مزایا، حقوق و مرخصی‌های استفاده نشده او را چگونه باید به او بپردازید.
اگر احیاناً موردی پیش آمد و سؤالی از شما پرسیده شد که نمی‌دانستید باید چه‌کار کنید، از فرد عذرخواهی کنید و بگویید راجع به آن مسئله فکر نکرده بودید و بعد تصمیم می‌گیرید.
- مهربانی خود را به فردی که اخراج کردید نشان دهید.
اخراج کردن برای شما به‌عنوان یک مدیر ممکن است سخت باشد، ولی برای کسی که دارد اخراج می‌شود کاملاً آسیب‌زا است. بنابراین با او همدردی کنید. اگر شما واقعاً باور دارید که آن فرد، فرد خوبی است که استعدادها و توانایی‌هایش می‌تواند در جای دیگری مفید واقع شود، به او بگویید که خوشحال می‌شوید اگر بتوانید معرف او در جای دیگری باشید.
بیشتر بخوانید: چطور را بالا ببریم؟
- از کارمند اخراج شده تشکر کنید و آرزوی موفقیت کند
شاید اخرین ارتباط شما در حین اخراج یک کارمند با او، تشکر کردن از او به خاطر خدماتی که او برای کسب و کار شما انجام داده باشد. مدیران نباید عذر خواهی کنند اما باید این حس را منتقل کنند و بگویند که کاش همه چیز و اتفاقات به گونه ی دیگری رقم می خورد و در نهایت برای او آرزوی بهترین ها را داشته باشند.
- با افراد تیم خود در مورد اخراج کارمند صحبت کنید.
بعد از اخراج کردن یک فرد، کارمندانی که تحت تأثیر این اخراج قرار دارند را جمع کنید و درباره این موضوع با آن‌ها صحبت کنید. مستقیم و واضح سخن بگویید. دلایل پشت اخراج را برای آن‌ها آشکار نکنید، چراکه این یک امر کاملاً محرمانه است و علاوه بر این باعث بدگویی پشت سر او می‌شود.
بهتر است به آن‌ها بگویید: “همانطور که برخی از شما در حال حاضر ممکن است بدانید، آقا یا خانم فلانی دیگر بخشی از سازمان ما نیست. من نمی‌توانم وارد جزئیات شوم چرا که محرمانه است و می‌خواهم محافظ حریم خصوصی او باشم. اگر شما پیشنهادی در مورد نحوه به حداقل رساندن تأثیر حضور نداشتن او دارید، مرا در جریان بگذارید.”
نکاتی که باید قبل، در حین و بعد از اخراج کارمند رعایت کنید:
منابع انسانی سهم بزرگی در موفقیت کسب و کار شما دارند. البته این بدان معناست که یک نیروی انسانی بد نیز می تواند منجر به ناکارآمدی های زیادی شود. اخراج برای هر دو طرف ناخوشایند است، اما مراحل مختلفی وجود دارد که باید قبل، در حین و بعد از اخراج یک کارمند انجام دهید تا به مشکل بر نخورید: