مهاجرت از سانترال آنالوگ به دیجیتال

وقتی به سیستم های تلفن سانترال فکر می کنید احتمالا اولین چیزی که به ذهن تان می رسد یک سیستم آنالوگ قدیمی است که در شرکت ها یا سازمان ها برای مدیریت تماس ها استفاده می شود اما با پیشرفت تکنولوژی و نیاز به ارتقاء سیستم های ارتباطی مهاجرت به سیستم های دیجیتال تبدیل به یک ضرورت شده است در این مقاله قصد دارم تجربه شخصی ام را از مهاجرت به یک سانترال دیجیتال به اشتراک بگذارم چالش هایی که با آن مواجه شدم را توضیح دهم و راه حل هایی که برای این مشکلات پیدا کردم را با شما درمیان بگذارم.

چالش اول: انتخاب سیستم مناسب

اولین چالشی که با آن روبرو شدم انتخاب سیستم سانترال دیجیتال مناسب بود بازار پر از برندها و مدل های مختلف است و هر کدام ادعا می کنند که بهترین هستند من برای انتخاب بهتر ابتدا نیازهای سازمان مان را بررسی کردم: چه تعداد خطوط ورودی و داخلی نیاز داریم؟ آیا سیستم باید قابلیت ارتباط با دفاتر مختلف را داشته باشد؟ آیا باید از امکاناتی مثل ضبط مکالمات یا صف تماس استفاده کنیم؟

راه حل: برای این انتخاب مشورت با کارشناسان مختلف و مطالعه نقد و بررسی های آنلاین بسیار مفید بود در نهایت تصمیم گرفتم یک سیستم IP-PBX را انتخاب کنم که هم قابلیت های بیشتری داشت و هم امکان گسترش در آینده را فراهم می کرد.

چالش دوم: انتقال خطوط تلفن

یکی از چالش های اصلی در مهاجرت به سانترال دیجیتال انتقال خطوط تلفن قدیمی به سیستم جدید بود خطوط آنالوگ قدیمی با سیستم های دیجیتال سازگار نیستند و نیاز به مبدل های خاص دارند.

راه حل: استفاده از مبدل های FXO برای اتصال خطوط آنالوگ به سانترال دیجیتال کمک بزرگی بود این مبدل ها به شما اجازه می دهند که از خطوط قدیمی استفاده کنید و به مرور زمان همه چیز را به سیستم دیجیتال منتقل کنید.

چالش سوم: آموزش کارکنان

مهاجرت به یک سیستم جدید معمولا با مقاومت کارکنان مواجه می شود این مسأله در مورد سیستم های تلفن سانترال هم صادق است به ویژه اگر کارکنان با استفاده از سیستم قدیمی راحت باشند.

راه حل: برای این مشکل ابتدا باید یک دوره آموزشی برای کارکنان ترتیب داده شود من این کار را با ایجاد ویدئوهای آموزشی ساده و برگزاری جلسات حضوری انجام دادم همچنین یک دفترچه راهنما با پاسخ به سوالات متداول تهیه کردم تا در هر زمان به آن مراجعه کنند.

چالش چهارم: مشکلات فنی و پشتیبانی

مشکلات فنی یکی دیگر از چالش هایی است که نباید آن را نادیده گرفت هر سیستم جدیدی نیاز به پشتیبانی دارد به ویژه در مراحل اولیه راه اندازی.

راه حل: برای این منظور از همان ابتدا با یک تیم پشتیبانی قوی قرارداد بستم این تیم به صورت ۲۴۷ در دسترس بود و هر مشکلی که در سیستم پیش می آمد را به سرعت برطرف می کرد.

چالش پنجم: یکپارچه سازی با سیستم های دیگر

یکپارچه سازی سیستم های سانترال دیجیتال با نرم افزارهای مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) و سایر سیستم های اطلاعاتی شرکت یکی از چالش های اساسی بود.

راه حل: برای این کار از APIهای ارائه شده توسط تولیدکننده سانترال استفاده کردم این APIها امکان اتصال مستقیم سیستم تلفن با نرم افزار CRM را فراهم می کرد و باعث شد که اطلاعات تماس ها به صورت خودکار در نرم افزار ثبت شود.

چالش ششم: هزینه ها

مهاجرت به یک سیستم دیجیتال هزینه های خود را دارد از جمله خرید تجهیزات جدید نصب و راه اندازی و آموزش کارکنان این هزینه ها می توانند برای شرکت های کوچک یا متوسط چالش برانگیز باشند.

راه حل: برای مدیریت هزینه ها به جای خرید یک جای همه تجهیزات تصمیم گرفتم که این کار را به صورت مرحله ای انجام دهم همچنین از راه حل های ابری (Cloud) استفاده کردم که هزینه های اولیه کمتری داشتند.

چالش هفتم: امنیت

سیستم های دیجیتال با اینکه قابلیت های بیشتری دارند اما همچنین در معرض تهدیدات امنیتی بیشتری هستند.

راه حل: برای جلوگیری از نفوذهای احتمالی و سوءاستفاده از سیستم از رمزنگاری ارتباطات و تنظیمات فایروال استفاده کردم همچنین پس از هر دوره زمانی مشخصی رمزهای عبور را تغییر دادم و دسترسی های کاربران را محدود کردم.

نتیجه گیری

مهاجرت از سانترال آنالوگ به دیجیتال چالش های خاص خود را دارد اما با برنامه ریزی دقیق و استفاده از راه حل های مناسب می توان این چالش ها را به فرصت تبدیل کرد سیستم های دیجیتال امکانات بیشتری را فراهم می کنند و در نهایت باعث افزایش کارایی و رضایت کاربران می شوند.

پرسش و پاسخ

1 آیا همه سیستم های سانترال دیجیتال با خطوط آنالوگ سازگار هستند؟ بله با استفاده از مبدل های مناسب می توانید خطوط آنالوگ را به سیستم های دیجیتال متصل کنید.

2 آیا استفاده از سانترال دیجیتال نیاز به تخصص فنی دارد؟ بله اما بیشتر تولیدکنندگان سانترال دیجیتال پشتیبانی فنی مناسبی ارائه می دهند و شما می توانید با استفاده از آموزش های موجود به راحتی از سیستم استفاده کنید.

3 چگونه می توان هزینه های مهاجرت به سانترال دیجیتال را کاهش داد؟ با استفاده از راه حل های ابری و خرید مرحله ای تجهیزات می توانید هزینه های اولیه را کاهش دهید.